Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem jest Explore-IT Adrian Zdankiewicz, M. Konopnickiej 39/8, 84-240 Reda, Polska. W sprawach danych osobowych napisz na kontakt@explore-it.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

2. Dane, cele, podstawy prawne i przechowywanie

• Zapytania i korespondencja. Przetwarzamy dane kontaktowe, nazwę firmy, opis sprawy oraz dobrowolnie przekazane informacje i załączniki, aby odpowiedzieć i ustalić warunki współpracy. Osoba kontaktowa, e-mail i opis są wymagane w formularzu. Nazwa firmy, telefon, temat zapytania i załączniki są dobrowolne. Bez wymaganych danych nie można wysłać formularza, ale możesz skontaktować się inaczej. Gdy działasz we własnym imieniu w celu zawarcia lub wykonania umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dla przedstawicieli firm i pozostałej korespondencji podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — interes w rozpatrzeniu sprawy i prowadzeniu kontaktu biznesowego. Sprawę zamykamy po udzieleniu ostatecznej odpowiedzi, rezygnacji z rozmów lub zakończeniu uzgodnionych dalszych kontaktów. Wtedy przeglądamy korespondencję i usuwamy materiały, które nie są potrzebne do współpracy, obowiązków prawnych ani konkretnych roszczeń opisanych poniżej.
• Spotkania. Przetwarzamy imię lub nazwę, e-mail, temat i termin, aby przyjąć prośbę i zorganizować spotkanie. Te dane są konieczne do obsługi prośby. Jej przyjęcie nie potwierdza rezerwacji — wymaga ona kliknięcia linku z e-maila. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla działań przedumownych we własnym imieniu albo lit. f dla przedstawicieli firm i organizacji kontaktu. Niepotwierdzona prośba służy obsłudze rezerwacji do potwierdzenia, anulowania lub wygaśnięcia. Po spotkaniu dane zachowujemy do wykonania uzgodnionych dalszych czynności i zamknięcia rozmów; następnie stosujemy zasady dla korespondencji lub współpracy.
• Współpraca, rozliczenia i roszczenia. Dane potrzebne do realizacji umowy przechowujemy przez czas jej wykonywania — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dane przedstawicieli kontrahenta — lit. f. Dokumenty wymagane przepisami przechowujemy na podstawie lit. c do upływu właściwych obowiązków podatkowych i księgowych. Dla zobowiązań podatkowych jest to zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zawieszenia lub przerwania przedawnienia. Dowody potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnych roszczeń zachowujemy na podstawie lit. f do upływu właściwego terminu przedawnienia, a w razie sporu — do jego prawomocnego zakończenia i zakończenia egzekucji. Dotyczy to wybranych dokumentów istotnych dla danego obowiązku lub roszczenia, a nie automatycznie całej korespondencji i wszystkich załączników.
• Działanie i ochrona strony. Przetwarzamy IP, czas, adres i wynik żądania oraz informacje o przeglądarce, aby zapewnić dostępność, rozwiązywać błędy i zapobiegać nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Krótkotrwałe dane zabezpieczające przed nadmiernym ruchem i ponownym wysłaniem zgłoszenia usuwamy w cyklicznym czyszczeniu po wygaśnięciu danego ograniczenia. Zwykłe logi usuwamy po zakończeniu przeglądu poprawności działania i bezpieczeństwa za okres, z którego pochodzą, jeżeli nie wymagają dalszego wyjaśnienia. Zapisy dotyczące konkretnego błędu lub incydentu zachowujemy do jego wyjaśnienia, usunięcia skutków i zamknięcia związanych z nim roszczeń.
• Wybory prywatności. Dowody wyborów i ich zmian przechowujemy do 24 miesięcy od ostatniej decyzji, aby wykazać zgodność przetwarzania — art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO. Analityka i reklamy opierają się na zgodzie opisanej w punkcie 4.

Kopie zapasowe służą odtworzeniu danych po awarii. Dane usunięte z systemów bieżących mogą pozostać w rotacyjnych kopiach dziennych, tygodniowych i miesięcznych do zastąpienia lub wygaśnięcia ostatniej kopii, która je zawiera. Nie korzystamy z nich do dalszej obsługi spraw ani marketingu; po odtworzeniu ponownie stosujemy właściwe zasady retencji i uwzględniamy zrealizowane żądania usunięcia.

Nie przesyłaj haseł, sekretów ani zbędnych danych osób trzecich lub danych szczególnych kategorii.

3. Odbiorcy i transfery poza EOG

Dane mogą otrzymać upoważnione osoby obsługujące sprawę, dostawcy usług niezbędnych do jej obsługi, doradcy księgowi i prawni oraz organy uprawnione przepisami. Korzystamy z:

• OVHcloud (OVH) — usług hostingu i infrastruktury. Przy przechowywaniu danych klientów OVH działa jako podmiot przetwarzający. Zasady opisuje umowa powierzenia OVHcloud.
• Google Ireland Limited i podmiotów Google obsługujących usługi — Google Analytics 4 i Google Ads po odpowiedniej zgodzie. Dokumentacja Google rozróżnia przetwarzanie na nasze zlecenie w Analytics oraz rolę odrębnego administratora dla odpowiednich usług reklamowych; zobacz zakres usług i ról Google.
• Cloudflare, Inc. — ochrony Turnstile, która korzysta m.in. z IP oraz sygnałów przeglądarki i odwiedzanej strony. Weryfikacja działa bez widocznego widgetu. Cloudflare przetwarza sygnały w naszym imieniu dla ochrony strony, a jako odrębny administrator także dla doskonalenia wykrywania botów. Szczegóły: Turnstile Privacy Addendum.

Google i Cloudflare działają globalnie, dlatego dane mogą być przetwarzane poza EOG, w szczególności w USA. Zgodnie z informacją Google o transferach oraz polityką Cloudflare transfery do objętych certyfikacją podmiotów w USA opierają się na decyzji Komisji Europejskiej dotyczącej EU–US Data Privacy Framework (art. 45 RODO). W pozostałych przypadkach przewidzianych ich warunkami dostawcy wskazują standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (art. 46 RODO). Umowa powierzenia OVHcloud również przewiduje takie klauzule dla opisanych w niej transferów do państw bez decyzji o odpowiednim poziomie ochrony. Nie oznacza to, że każda usługa lub każdy transfer korzysta z tej samej podstawy. Treść zabezpieczeń jest dostępna w podlinkowanych dokumentach; możesz też poprosić Administratora o informacje lub kopię zabezpieczeń dotyczących Twoich danych.

4. Cookies, Google i Twoje wybory

Niezbędna pamięć przeglądarki zapamiętuje wybór prywatności przez około 6 miesięcy, język do 12 miesięcy oraz informacje potrzebne do nawigacji na czas sesji. Służy też zabezpieczeniu funkcji strony. W tym niezbędnym zakresie stosujemy wyjątek z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej.

Opcjonalne cele wybierasz niezależnie:

• Analityka — Google Analytics 4: pomiar odwiedzanych stron i interakcji. Dane obejmują identyfikatory cookies oraz informacje o urządzeniu i aktywności, bez treści formularzy.
• Reklamy — Google Ads: pomiar przyjętych zgłoszeń, próśb o spotkanie i kliknięć kontaktowych oraz przypisanie do reklam. Ta kategoria obejmuje również tworzenie grup odbiorców z wcześniejszych odwiedzających i dopasowane reklamy (remarketing), czyli profilowanie reklamowe na podstawie aktywności.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana przez art. 399 PKE. Bez decyzji opcjonalne narzędzia Google pozostają zablokowane. Zgoda na jedną kategorię nie włącza drugiej. Odmowa nie ogranicza kontaktu ani rezerwacji.

W GA4 ustawiono 2 miesiące retencji danych zdarzeń i 14 miesięcy retencji danych użytkowników. Włączone jest odnawianie okresu danych użytkownika przy nowej aktywności — kolejne zdarzenie tego użytkownika może więc rozpocząć jego okres od nowa. Ustawienia te dotyczą danych jednostkowych; nie określają czasu życia cookies ani retencji standardowych raportów zbiorczych. Google wyjaśnia te różnice i cykl automatycznego usuwania w dokumentacji retencji Analytics.

Ważność cookies Google zależy od ich rodzaju i ustawień usługi; część terminów może odnawiać się przy kolejnej aktywności. Opisy poszczególnych plików i ich terminów znajdują się w informacji Google o cookies. Google i Cloudflare opisują przechowywanie danych przetwarzanych we własnych celach w swoich politykach: Google i Cloudflare.

W każdej chwili użyj „Ustawienia cookies” w stopce, aby zmienić wybór lub wycofać zgodę. Wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Usuwamy kontrolowane przez nas cookies wyłączonej kategorii. Cookies domen Google możesz usunąć w ustawieniach przeglądarki. Wycofanie zgody zatrzymuje dalsze korzystanie z narzędzi; usunięcie danych już zebranych możesz zgłosić Administratorowi w ramach praw opisanych poniżej.

5. Twoje prawa

Możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych w przypadkach przewidzianych prawem. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu; dla marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie.

Napisz na kontakt@explore-it.pl. Odpowiadamy zasadniczo w ciągu miesiąca. Możesz wnieść skargę do Prezesa UODO lub innego właściwego organu nadzorczego. Nie podejmujemy wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotne skutki.